Automatización de procesos administrativos para el trabajo que se repite cada semana
Montamos en tu pyme las automatizaciones que compensan, usen IA o no. Antes, te decimos por escrito qué compensa, cuántas horas estimamos que te devolvería y con qué supuestos.
última revisión
¿Qué procesos automatizamos?
El trabajo de oficina que se repite cada semana, como pasar las facturas del correo al programa, avisar a quien toca u ordenar documentos. Con IA o sin ella: lo decide la tarea, no la herramienta.
Son ejemplos, no un catálogo: cada empresa tiene sus tareas, y en la revisión miramos las tuyas.
¿Qué tiene que tener una tarea para que compense automatizarla?
Que se repita cada semana, siga unas reglas claras y use datos que ya están en digital. Y que alguien revise el resultado: siempre queda una parte para una persona.
Las cuatro preguntas, con tareas de ejemplo y su veredicto, en la guía qué tareas de oficina compensa automatizar, y cuáles no.
¿Cómo se calcula si compensa automatizar una tarea?
Con las horas que se lleva hoy: veces a la semana por minutos cada vez, y eso por la parte que se podría automatizar, que nunca es el 100 %. Esas horas, por el coste por hora y por las semanas laborables del año, dan su coste de personal al año.
Aviso: son tareas de la hoja de ejemplo de la portada. Empresa y cifras inventadas: no es un caso real ni una promesa de ahorro.
- A-01 Pasar a la hoja de control las facturas que llegan por correo 60 facturas/semana S1 × 3-4 min S2 = 3,0-4,0 h/semana (estimado)
- A-03 Copiar al programa los datos de cada cliente nuevo 4 altas/semana S4 × 15 min S5 = 1,0 h/semana (contado o medido)
S1 Lo contasteis vosotros: las facturas que llegaron por correo en una semana.
S2 Lo estimáis vosotros; no está medido.
S4 Lo contasteis vosotros: 16 altas en las cuatro semanas de un mes.
S5 Lo medimos durante la reunión: dos altas, de 14 y 16 min.
- Línea continua: dato contado o medido.
- Línea discontinua: estimación.
La cuenta, paso a paso, en la guía la cuenta para saber si compensa automatizar una tarea; con tus cifras, en la calculadora de horas de la portada.
¿Cómo empezamos?
Con una revisión de procesos: una reunión gratuita por videollamada, de unos 60 minutos, con quien decide en tu empresa. En 48-72 horas te mandamos por escrito las tres automatizaciones que más horas te devolverían y lo que no compensa.
Si te encaja, te mandamos una propuesta a medida con alcance, plazo y precio cerrado antes de empezar. Los tres pasos, en cómo es la revisión de procesos.
¿Quién mantiene lo que se monta?
Si quieres, nosotros: cuando esté funcionando, puedes contratarnos el mantenimiento por una cuota mensual. Es opcional.
Qué conviene pedir por escrito sobre el mantenimiento, la documentación y qué pasa si cambia tu programa, en la guía antes de contratar una automatización.
Lo que no compensa
Lo que no compensa tiene un apartado fijo en el documento de la revisión, aunque quede vacío.
- Lo que da minutos a la semana, no horas.
- Lo que llega cada vez distinto, como una factura con un formato diferente en cada proveedor.
- Lo que costaría más horas montar y mantener de las que devuelve.
- Empezar por comprar una herramienta antes de saber qué tarea quieres resolver.
Pon horas a tus tareas
En una reunión gratuita miramos contigo qué se repite cada semana y te mandamos por escrito qué compensa automatizar.
Reunión de unos 60 minutos. Documento en 48-72 horas. En la reunión no vendemos nada
Sigue leyendo
- Qué tareas de oficina compensa automatizar, y cuáles noCuatro preguntas para cada tarea y cuatro ejemplos con sus horas y su veredicto.
- La cuenta para saber si compensa automatizar una tareaLo que cuesta hoy una tarea y qué parte se podría automatizar, con cada supuesto al lado.
- Antes de contratar una automatizaciónDe qué depende el precio y qué pedir por escrito: alcance, plazo, precio cerrado y quién la mantiene.
- Inteligencia artificial en tu empresaDónde ayuda la IA en una oficina, dónde no y qué pasa con los datos.