La cuenta para saber si compensa automatizar una tarea
Antes de automatizar nada, conviene saber cuánto cuesta hoy la tarea. La cuenta es corta. Lo que la hace fiable son los supuestos que escribes al lado de cada cifra.
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Lo que necesitas saber de cada tarea
Empieza por nombrar la tarea con las palabras de quien la hace: un verbo y su objeto. «Pasar a la hoja de control las facturas que llegan por correo», no «gestión documental».
Después, cuatro datos:
- Cuántas veces se hace a la semana. Si la hacen varias personas, suma las de todas, o multiplica lo de una por el número de personas.
- Cuántos minutos lleva cada vez.
- Cuánto cuesta una hora de quien la hace, con cotizaciones.
- Cuántas semanas se trabaja al año, sin vacaciones ni festivos.
Si no sabes una cifra exacta, pon un rango, como 15-25. Un rango dice lo que sabes. Una cifra exacta que nadie ha contado aparenta una precisión que no tienes.
La cuenta, paso a paso
Es siempre la misma; cambian los datos.
- Veces a la semana × minutos cada vez = minutos a la semana. Divide entre 60 y tienes las horas a la semana.
- Horas a la semana × la parte que se podría automatizar = horas que se podrían devolver.
- Esas horas × coste por hora × semanas laborables = lo que cuestan esas horas al año.
Si algún dato es un rango, el resultado también lo es. Haz la cuenta dos veces: con el mínimo de cada dato y con el máximo.
La parte que se puede automatizar nunca es el 100 %
Siempre queda algo para una persona: la factura que no se lee, el cliente que no contesta, el visto bueno de cada alta.
Por eso esa parte es un supuesto, como cualquier otro: se escribe en rango y con su razón al lado.
Al lado de cada cifra, su supuesto
Una cifra sin origen no se puede revisar. Por eso cada cifra lleva al lado una nota que dice de dónde sale. Para lo que sale de tus tareas usamos cuatro fórmulas:
| Origen | Cómo se escribe | Trazo |
|---|---|---|
| Contado por la empresa en un registro real | «Lo contasteis vosotros: [qué], [periodo].» | Continuo |
| Medido por nosotros | «Lo medimos el [fecha], durante [periodo].» | Continuo |
| Estimado por la empresa | «Lo estimáis vosotros; no está medido.» | Discontinuo |
| Estimado por nosotros | «Estimación nuestra: [por qué].» | Discontinuo |
El trazo sirve para verlo de un vistazo: línea continua bajo lo contado o medido, discontinua bajo lo estimado. Una cifra calculada con un solo dato estimado ya es una estimación, y va en rango.
Y una regla: nada de cifras genéricas de mercado. Las horas salen de tus tareas y de tus minutos, no de un porcentaje genérico sobre «las pymes».
Un ejemplo, con la hoja de esta web
Aviso: Así es el documento que te mandamos tras la revisión. La empresa y las cifras son inventadas. No es un caso real ni una promesa de ahorro.
Tres tareas de una oficina, con sus veces, sus minutos y el supuesto de cada cifra.
Si no ves la última columna, desliza la tabla de lado.
| Tarea | Veces × minutos cada vez | Horas a la semana |
|---|---|---|
| A-01 · Pasar a la hoja de control las facturas que llegan por correo | 60 facturas/semana (contado o medido) S1 Lo contasteis vosotros: las facturas que llegaron por correo en una semana. × 3-4 min (estimado) S2 Lo estimáis vosotros; no está medido. | 3,0-4,0 h/semana (estimado) |
| A-02 · Reclamar por correo los documentos que le faltan a cada cliente | 15-25 correos/semana (estimado) S3 Las dos cifras las estimáis vosotros; no están medidas. × 4-6 min (estimado) S3 Las dos cifras las estimáis vosotros; no están medidas. | 1,0-2,5 h/semana (estimado) |
| A-03 · Copiar al programa los datos de cada cliente nuevo | 4 altas/semana (contado o medido) S4 Lo contasteis vosotros: 16 altas en las cuatro semanas de un mes. × 15 min (contado o medido) S5 Lo medimos durante la reunión: dos altas, de 14 y 16 min. | 1,0 h/semana (contado o medido) |
- S1 Lo contasteis vosotros: las facturas que llegaron por correo en una semana.
- S2 Lo estimáis vosotros; no está medido.
- S3 Las dos cifras las estimáis vosotros; no están medidas.
- S4 Lo contasteis vosotros: 16 altas en las cuatro semanas de un mes.
- S5 Lo medimos durante la reunión: dos altas, de 14 y 16 min.
Con esas horas, la cuenta sigue así:
Si no ves la última columna, desliza la tabla de lado.
| Paso | Cifra |
|---|---|
| Horas a la semana de las tres tareas, sumando a todas las personas | 5,0-7,5 h/semana (estimado) S1-S5 |
| × Parte que se podría automatizar | 60-80 % (estimado) S6 Estimación nuestra: las facturas ilegibles, los clientes que no contestan y el visto bueno de cada alta siguen siendo cosa de una persona. |
| = Horas que estimamos devolver | 3,0-6,0 h/semana (estimado) S1-S6 |
| × Coste por hora | 20 €/h (contado o medido) S7 Lo contasteis vosotros: coste por hora con cotizaciones, de las nóminas de un mes. |
| × Semanas laborables al año | 45 semanas (contado o medido) S8 Lo contasteis vosotros: semanas trabajadas el año pasado, sin vacaciones ni festivos. |
- S6 Estimación nuestra: las facturas ilegibles, los clientes que no contestan y el visto bueno de cada alta siguen siendo cosa de una persona.
- S7 Lo contasteis vosotros: coste por hora con cotizaciones, de las nóminas de un mes.
- S8 Lo contasteis vosotros: semanas trabajadas el año pasado, sin vacaciones ni festivos.
Ejemplo
Coste de personal de esas horas, al año
2700-5400 €/año S1-S8 (estimado)
Fíjate en dos cosas. El coste al año sale en rango, porque lleva datos estimados. Y la parte que se podría automatizar no va sola: lleva su razón en el supuesto S6.
- Línea continua: dato contado o medido.
- Línea discontinua: estimación.
Cuándo no compensa
Hay tareas que no compensa automatizar, y conviene decirlo por escrito. En nuestra hoja tienen un apartado fijo, «Lo que no compensa», aunque quede vacío.
Ejemplo
A-04 · Revisar a mano las facturas de proveedores poco habituales
0,1-0,2 h/semana S9 S10 (estimado)
2-4 facturas/mes × 10-15 min. No compensa: son minutos a la semana y cada proveedor manda un formato distinto. Lo dejaríamos como está.
- S9 Las dos cifras las estimáis vosotros; no están medidas.
- S10 Estimación nuestra: un mes son unas 4,3 semanas (52 entre 12).
Tres señales de que una tarea probablemente no compensa:
- La cuenta da minutos a la semana, no horas.
- Cada vez llega distinta: cada proveedor manda su factura en un formato.
- Montarlo y mantenerlo costaría más horas de las que devuelve.
Si no vemos nada que compense, te lo decimos.
- Línea continua: dato contado o medido.
- Línea discontinua: estimación.
Haz la cuenta con tus tareas
En la portada tienes una calculadora de horas. Pones las veces y los minutos de hasta cinco tareas y te da las horas a la semana, al año y lo que cuestan hoy, con tus cifras.
La calculadora no descuenta la parte que se podría automatizar: ese supuesto lo ponemos en la revisión, tarea por tarea. Lo que te da es orientativo y no es una promesa de ahorro.
En la revisión de procesos hacemos esta misma cuenta contigo y te la mandamos por escrito, con cada supuesto al lado de su cifra. Qué procesos montamos, en automatización de procesos administrativos para pymes.
Supuestos de esta guía
- Las cifras del ejemplo son las de la hoja de ejemplo de la portada: la empresa y las cifras son inventadas.
- La cuenta mide lo que cuestan hoy las horas de una tarea. No incluye lo que costaría montar y mantener la automatización: eso va en la propuesta, con su precio cerrado.
- El coste por hora y las semanas laborables los pone cada empresa, con sus datos.
Fuentes
- Portada de esta web: «Cómo calculamos las horas» (hoja de supuestos de ejemplo y calculadora), consultada el .
- Portada de esta web: «Revisión de procesos», consultada el .
La cuenta, con tus tareas
Una reunión gratuita y, por escrito, qué compensa automatizar, con sus horas y supuestos. Si no compensa, te lo decimos.
Reunión de unos 60 minutos. Documento en 48-72 horas. En la reunión no vendemos nada