Antes de contratar una automatización: cuánto cuesta y qué pedir por escrito

¿Cuánto cuesta una automatización con IA?

Depende de cada caso: no hay un precio de catálogo, porque cada empresa tiene sus tareas y sus programas. Lo que mueve el precio es el trabajo de montarla, las licencias de las herramientas que use y el mantenimiento después.

Pide esas tres partes por separado:

• El trabajo de montarla. Depende de la tarea, de cuántos programas intervienen y de su dificultad, y se cierra en un precio antes de empezar.
• Las licencias o cuotas de las herramientas que use, si las hay. Pregunta si van incluidas o las pagas tú aparte.
• El mantenimiento, si lo contratas: qué incluye y cuánto cuesta al mes.

Nosotros no publicamos precios por eso mismo. Te lo damos cerrado en la propuesta, con su alcance y su plazo, antes de empezar.

Para saber si compensa pagarlo, compáralo con lo que te cuesta hoy la tarea: horas a la semana × coste por hora × semanas laborables. La cuenta, paso a paso, en la guía la cuenta para saber si compensa automatizar una tarea; con tus cifras, en la calculadora de horas de la portada.

¿Cuánto cobra un consultor de IA?

No conocemos una fuente oficial con lo que cobra un consultor de IA en España, y las horquillas que circulan no suelen decir de dónde salen. Por eso aquí no damos ninguna.

Más que la tarifa, compara qué incluye cada precio:

• Si cobra por horas o con un precio cerrado antes de empezar.
• Si la primera reunión se paga o es gratis, y qué te deja por escrito.
• Si te da una cifra de ahorro antes de ver cómo trabajas.

Sin ver cómo trabajas no hay cifra honesta. Por eso nuestra revisión de procesos es gratis.

¿Cuánto cuesta la IA al mes?

Depende de la herramienta y de su plan: las cuotas las pone cada fabricante en su página de precios, y cambian. Cuando las mires, apunta la cuota, qué incluye y la fecha en que la miraste.

Y suma lo que no sale en esa página:

• El mantenimiento de lo que se monte, si lo contratas.
• Las horas de la persona que revisa lo que la herramienta no resuelve: nunca se automatiza el 100 % de una tarea.

Comprar licencias de un asistente de IA y probar es rápido, pero pagas antes de saber qué tarea concreta compensa. Lo comparamos con las otras opciones en lo que se suele hacer hoy. Dónde ayuda la IA en una oficina y dónde no, en inteligencia artificial en tu empresa, solo donde compensa.

Alcance, plazo y precio cerrado

Antes de empezar, por escrito: qué se monta y qué no, para cuándo y por cuánto. Si alguna de las tres cosas queda en el aire, pregunta antes de firmar.

• Qué tarea se automatiza, con las palabras de quien la hace, y qué parte sigue haciendo una persona.
• Qué queda fuera.
• Para cuándo estará funcionando.
• Un precio cerrado, y si incluye las licencias o van aparte.
• Las horas que se estima devolver, en rango y con sus supuestos.

De quién es lo que se monta

Lo que se monta tiene que ser tuyo y estar documentado. Pide que la documentación diga quién es el propietario y cómo se mantiene.

Pregunta también:

• A nombre de quién quedan las cuentas de las herramientas que se usen.
• Qué documentación te dejan: qué hace, con qué programas y cómo se mantiene.
• Qué pasa si dejas de trabajar con quien lo montó: que puedas seguir usándolo o encargárselo a otro.

Quién lo mantiene, qué pasa si falla y si cambia tu programa

Pide por escrito quién responde si algo falla, con nombre, y qué pasa cuando cambie alguno de tus programas. Una automatización que lee de un programa puede dejar de funcionar si ese programa cambia.

• Si el mantenimiento es opcional, qué incluye y cuánto cuesta al mes.
• Quién te avisa cuando algo falla y a quién escribes.
• Qué pasa si cambias o actualizas el programa de facturación, el correo o cualquier herramienta que intervenga: si lo cubre el mantenimiento o se presupuesta aparte.

Dónde quedan los datos

Pregunta qué datos pasan por la automatización y dónde se guardan. Es información general: para tu caso, habla con quien lleve lo legal en tu empresa.

• Qué datos de tus clientes o de tu plantilla pasan por ella.
• En qué servicios se guardan y en qué país.
• Quién puede verlos y qué pasa con ellos si dejas de usar la herramienta.

La lista, en corto

Antes de firmar, por escrito:

• Qué se monta y qué no, con la tarea en tus palabras.
• Qué parte sigue haciendo una persona.
• Para cuándo.
• El precio cerrado, y si incluye las licencias.
• Las cuotas de las herramientas, con la fecha en que las miraste.
• El mantenimiento: si es opcional, qué incluye y cuánto cuesta al mes.
• De quién es lo que se monta, y su documentación.
• Quién responde si falla, con nombre.
• Qué pasa si cambia tu programa.
• Qué datos pasan y dónde se guardan.

Si antes quieres saber qué tareas merecen la pena, en la guía qué tareas de oficina compensa automatizar, y cuáles no. Y la propuesta que sale de nuestra revisión de procesos lleva alcance, plazo y precio cerrado antes de empezar; el mantenimiento, aparte y opcional. Qué montamos y cómo empezamos, en automatización de procesos administrativos para pymes.